Evenement organiseren, vergunning

U heeft een vergunning nodig als u een evenement wilt organiseren waar publiek naartoe mag komen. Afhankelijk van wat voor evenement u gaat organiseren moet u dit aanvragen door gebruik te maken van de daarvoor beschikbare formulieren.

Onderscheid wordt gemaakt in kleine evenementen (A-evenementen), grote evenementen (B-evenementen) en zeer grote evenementen (C-evenementen).

Evenement organiseren? Houd rekening met de natuur!

Er is sprake van een A-evenement wanneer:

  • het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 250 personen;
  • het evenement tussen 8.00 uur en 24.00 uur plaatsvindt;
  • er geen muziek ten gehore wordt gebracht vóór 7.00 uur of na 23.00 uur;
  • het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;
  • er slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 25 m2 per object;
  • er een organisator is; en
  • de organisator ten minste 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester.

Voldoet uw evenement aan alle genoemde criteria dan valt uw evenement onder de meldingsplicht. U moet dan gebruik maken van het meldingsformulier A-evenement. 

B-evenement

In alle andere gevallen, behalve de hierna genoemde C-evenementen, valt uw evenement onder een B-evenement en moet u gebruik maken van het aanvraagformulier B-evenement.

C-evenement

Als u één van de onderstaande evenementen, of een vergelijkbaar zeer groot evenement, gaat organiseren moet u gebruik maken van het aanvraagformulier C-evenement.

  • Airshow Oostwold
  • Festival Hongerige Wolf
  • Zomerspektakel Winschoten
  • Pura Vida Blauwestad
  • Adrillen Winschoten
  • Dickens Day Beerta

 

Hier kunt u de formulieren behorende bij de verschillende evenementen downloaden, printen en invullen.

Meldingsformulier A-evenementen (67 kB)

Aanvraagformulier B-evenementen (173 kB)

Aanvraagformulier C-evenementen (478 kB)

Het ingevulde formulier kunt u opsturen naar

Gemeente Oldambt,

Team VTH,

Postbus 175, 9670 AD Winschoten

Een evenement melden is gratis.

Kosten van een evenementenvergunning: € 76,00 voor commerciële bedrijven of instellingen (tarief 2019).

 

  • Een melding voor een A-evenement moet u minimaal 10 werkdagen voor aanvang van het evenement indienen.
  • Een aanvraag voor een B-evenement moet u minimaal 4 weken voor aanvang van het evenement indienen.
  • Een aanvraag voor een C-evenement moet u minimaal 12 weken voor aanvang van het evenement indienen.

Indien een aanvraag te laat wordt ingediend, kan dit betekenen dat uw aanvraag niet in behandeling wordt genomen. Er is dan onvoldoende tijd voor een beoordeling van de aanvraag.

Binnen 8 weken na de dag waarop de aanvraag is ontvangen, wordt het besluit genomen. De beslissing kan voor ten hoogste 8 weken worden verdaagd.

 

U kunt bezwaar maken tegen de beslissing op uw aanvraag. Doe dit binnen 6 weken. Bent u het daarna niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Teken dan beroep aan bij de rechtbank.

Draaiboek

De gemeente beoordeelt een aanvraag voor een evenementenvergunning op verschillende punten. Zo mag een evenement geen grote problemen opleveren voor de openbare orde en veiligheid, de volksgezondheid en het milieu. Daarom kan de gemeente aan de organisator vragen een draaiboek, waarin een veiligheidsplan is opgenomen, bij de aanvraag in te dienen. Dit is met name het geval bij grote evenementen.

Voor het maken van een draaiboek kunt u de template voor draaiboek gebruiken.

Uitleen materialen buitendienst gemeente Oldambt

Organiseert u een evenement en wilt u materiaal lenen van de buitendienst van de gemeente Oldambt? Vanaf 1 januari 2018 gelden er nieuwe ‘spelregels’.

Wat kunt u lenen?

Voor de organisatie van een evenement kunt u verkeersborden en dranghekken bij ons lenen.

Wat zijn de nieuwe ‘spelregels’?

  • Voor elk evenement moet een vergunning worden aangevraagd of melding worden gedaan. Zonder vergunning/melding wordt er geen materiaal uitgeleend.
  • De hoeveelheid uitleenbare materiaal is zeer beperkt. Reserveer daarom het benodigde materiaal ruim op tijd, minimaal 14 dagen voor het evenement. Voor inlichtingen en reserveringen kunt u contact opnemen met Gerrit Buwalda of Peter Engelage via telefoon (0597) 48 20 00.
  • Zowel bij het ophalen als het terugbrengen van materiaal moet u zich melden op het kantoor van de buitendienst.
  • Dranghekken en verkeersborden worden niet door ons bezorgd. De organisatie moet deze zelf ophalen en terugbrengen
  • Extra afval (afvalzakken, dozen en achtergebleven rommelmarktspullen) moet door de organisatie zelf worden opgeruimd.
  • Evenementencontainers voor afval worden niet meer uitgeleend.
  • De lener wordt aansprakelijk gesteld voor eventuele schade aan het uitgeleende materiaal.